為什么要租復印機?
歐美發達國家企業界流行一句話：明智的企業家決不會將大量的現金沉淀到固定資產的投資中去，資金只有在流動中增值，固定資產只有通過使用(而非擁有)才 能創造利潤。通過租賃可以讓租賃用戶的資金實現利用率最大化，將維修保養、配件供應、人員管理都交給租賃公司，而租賃用戶可以將更多的資金和精力專注于事 業發展。
目前，在發達國家的美國、歐洲、日本復印機的使用方式主要是租賃。
目前，在日本租機的客戶占到復印機總客戶的80%以上。
在美國、歐洲，租機客戶為買機客戶的兩倍還多。
在香港，已有90%的客戶為租賃客戶，還有更多的客戶加入到其中來，傳統的購買模式已經越來越不受歡迎。
那么，租機到底有何好處呢？
第一：節省成本30—40%：
如果您買機的話，其主要成本購成為：碳粉每張2--4分、感光鼓每張1--2分、零件耗材1--2分、機器折舊每張2—3分，合計每張約8--10分以上，而租機只需5--8 分，如果您的復印量越大您節省的費用越多。
第二，不占用投資——用最少的投資用到最好的機器：
形象地說，就是您每天開著奔馳車上下班，而您只需付打的的費用。您只需付一臺小型機的投資，就可用到一套先進的、速度達每分鐘30—60張的高速機，而且帶有打印功能。
第三：省事省心高效率：
如果租機，您唯一須做的事就是機器要檢修時通知我們，每月抄一下復印機的計數器，除此以外的所有的事情由我們解決。您的復印機管理人員的20%--30%的時間可用于做您最需要做的事情。
第四：速度快、功能多而花錢少
因考慮到要盡量利用部門資源配置，所以一般情況下部門設備采購以中低速機為主，約15--30張/分鐘，而您要是租賃的話，復印機的速度每分鐘達30--60張，功能可以擴張到復印、打印、傳真、發送等功能，這就意味著您將節省30—50%的時間。您的復印量越大，您節省的時間就越多。
買復印機和租復印機的比較
買 復 印 機 (以中速復合機為例) | 租 復 印 機 (中速復合機) | |
成本 比較 | 每張最少10分，正常的話15分左右，具體計算見附頁 | 5—8分／張 |
投資 比較 | 具備復印、網絡打印、網絡掃描的中速復印機約3萬元，一直占用投資，然后報廢 | 押金4000元，租完可退 |
折舊 比較 | 3—5年后，機器壽命到了就須報廢 | 租的機器效果不好，或者壽命到了，供貨方免費更換 |
風險
比較
| 買下來后，用到一段時間發現該機不是原裝的全新機，而是組裝機、翻新機、二手機等；或者發現該品牌進入中國市場時間不長，技術支持不足，零配件供應不全、不快，一個小零件壞了就有可能等上一二個月；或者選中的是一個不好的經銷商時，無法更換或者退貨 |
不滿意隨時可更換
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復印 質量 比較 | 新機時復印很好，進入維修期限后，即與租的機一樣，進入第二維修期(約一年半)后，因維修須更換的零件較難得到及時的更換，復印質量難保證 | 剛開始時比新機差一些，能達到新機的九成效果，但因是供貨方自己的機器，所以保養好，換的耗材、零件都是原裝件，所以質量穩定。 |
管理
比較
| 圍繞著購買機器、使用機器、保養機器、維修機器以及采購耗材零件等，要挑品牌、挑廠商、挑機型，要辨真假、要比價格、還要比服務，稍一不慎就買了假的，萬一將假的用到機上，將造成不可修復的損傷，嚴重的可能造成機械、電路控制方面的嚴重損壞，維修時還得確認一下是否維修員說的要換的這些部件是否真的已損壞了，該換了……等等 |
耗材(包括碳粉、感光鼓組件)零件及維修、保養全由對方負責，我們只管用，修不好或復印效果不滿意可換
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買復印機和租復印機的成本計算比較
（以中速機為例）
租復印機每張成本： 5—8分
買復印機每張成本： 10.6—13.8分
具體計算:
計算復印機的使用成本一般是采用每復印一張所花費的所有費用（除紙外）， 使用復印機的單張成本包括三部份：買機成本、耗材成本、維護成本，具體計算如下：
1、買機成本：
考慮到復印機的承受量及實際使用量，每月平均約5O00張，按5年報廢計算，壽命為30萬張，如果從設計情況看，中速復印機的壽命約在80-100萬張左右，我們不妨將實際使用壽命按60--80萬張算，則單張成本為：
35000×100／60×lO000＝5.8分/張
35000×100／80×lO000＝4.3分/張
所以買機成本為每張約4.3—5.8分/張
2、耗材成本：
耗材包括感光鼓組件和墨粉。
墨 粉：一合粉450元可印1.5--2萬張左右，單張約2.2--3分/張
感光鼓：一個鼓1600元可印8--10萬張，單張約1.6—2分/張
所以耗材成本每張約：3.8—5分/張
3、維護成本：
維護成本包括零件更換的成本和一年以后的年保修費的成本；
零件更換的成本的計算，以lO萬張為一個維修期，大約須更換零件2000元，則零件更換的成本為2分/張；
一年以后的年保修費的成本的計算，按年保修費為每臺600元計算，則年保修費的單張成本為約0.5—1分；
所以維修成本每張約：2.5--3分/張
由以上三項相加，得出單張成本為： 10.6--13.8分/張
未考慮進去的因素還有：
1、投資費用：購買時您必須花費您的投資，一直到機器報廢，該筆投資歸零；
2、意外費用：如復印機以外損壞主控板、電源板，而這也是有可能發生的情況；
3、提前報廢：用到一兩年后，因效果不好、經常修、經常花錢修，只得報廢。
